Comment bien choisir son logiciel de notes de frais ? Les conseils de Defab

Les notes de frais peuvent s’avérer être de vrais casse-tête pour les entreprises et leurs comptables. La grande diversité de frais, les fraudes et la gestion des taxes sont souvent difficiles à gérer. Heureusement, de nos jours, il existe plusieurs logiciels qui permettent le calcul des frais, leur remboursement et leur contrôle. Toutefois, tous les logiciels ne se valent pas.

Pour savoir comment bien choisir son logiciel de notes de frais, suivez notre guide.

4 outils gratuits pour gérer les notes de frais

Comme nous vous le disions, il existe une multitude de logiciels de notes de frais sur le marché. Les quatre logiciels suivants sont gratuits ou proposent au moins une version non payante :

Zoho Expense : pour les voyages d’affaires

Zoho Expense est un logiciel spécialisé dans les notes de frais liées aux voyages d’affaires. Il vous permet d’automatiser le calcul des dépenses effectuées lorsque les salariés sont en déplacement.

Si vous êtes en freelance ou directeur d’une petite entreprise, c’est le logiciel qu’il vous faut. En effet, même si sa version gratuite n’est limitée qu’à trois utilisateurs, elle est de très grande qualité et saura largement vous satisfaire.

Timesheets : pour l’enregistrement des dépenses

L’application Timesheets propose un large panel de fonctionnalités. On retiendra parmi elles la possibilité d’enregistrer les dépenses pour pouvoir ensuite les traiter.

La version gratuite proposée ne s’adresse qu’aux entrepreneurs en freelance.

Expensify : pour suivre et envoyer des reçus

Une entreprise peut faire face à de nombreuses dépenses. Pour que celles-ci puissent être remboursées, elles doivent être accompagnées d’un justificatif. La bonne gestion des reçus devient alors indispensable si vous voulez une comptabilité irréprochable. Expensify propose de gérer ces reçus.

Sa version gratuite permet de bénéficier d’une carte de crédit, de suivre les dépenses et d’envoyer des reçus.

Izyfrais : pour gérer ses notes de frais

Cette application promet de “gérer vos notes de frais en moins d’une minute par mois”. Cette qualité est très attrayante lorsque l’on sait le temps que nécessite le calcul manuel des frais d’une entreprise. 

Izyfrais propose à ses clients un essai gratuit de trois mois.

Les enjeux liés à la gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est extrêmement chronophage, que ce soit pour les salariés ou pour les comptables. De plus, elle est sujette à de nombreuses erreurs de calcul tant les dépenses peuvent être variées. L’utilisation d’un outil adapté vous permettra de répondre aux trois enjeux majeurs de la gestion des frais professionnels.

Gagner du temps grâce à la simplification des démarches

Les entreprises font face à de nombreuses dépenses de natures différentes. Calculer toutes ces dépenses manuellement prend un temps considérable. Grâce aux applications de gestion de frais et à la dématérialisation des justificatifs de notes de frais :

• les salariés pourront directement entrer les informations sur leurs smartphones et numériser leurs justificatifs,
• les comptables n’auront plus à vérifier la TVA, et jouiront de l’automatisation du processus,
• les entrepreneurs pourront visualiser et contrôler les notes de frais.

Réduire les risques d’erreurs et de fraudes

Finis les doublons, les fautes de saisie et autres oublis. Les logiciels peuvent détecter les incohérences dans la déclaration des montants. Grâce à cette automatisation du processus, les erreurs ou les tentatives de fraude (qui peuvent parfois générer de grandes pertes) seront grandement limitées.

Analyser les dépenses pour faire les bons ajustements

L’utilisation d’un logiciel de notes de frais permettra d’analyser les dépenses les plus fréquentes. Connaître l’origine des frais afin de pouvoir les contrôler est indispensable pour tous les entrepreneurs. Grâce à ce système, vous pourrez mettre en place une politique de remboursement adaptée à votre société.

Les critères à prendre en compte pour bien choisir son logiciel de note de frais

Les logiciels gratuits sont très intéressants pour les comptables, mais sont souvent plus adaptés aux freelances et aux petites entreprises. Lorsque l’on connaît les pertes que peut engendrer une mauvaise gestion de la comptabilité, il est généralement préférable d’investir dans un logiciel adapté à vos besoins.

Mais avant toute chose, il est important d’analyser votre situation pour vous tourner vers la solution la plus adéquate. Alors, quels critères prendre en compte avant de choisir un logiciel ? 

Une solution adaptée au nombre d’utilisateurs

Comme nous vous l’expliquions dans les parties précédentes, les logiciels gratuits sont adaptés aux freelances et aux petites entreprises puisqu’ils sont limités à un petit nombre d’utilisateurs. Ces limites ne devraient donc pas poser de problèmes pour les entreprises comprenant peu de salariés.

Toutefois, si vous avez de nombreux employés au sein de votre société, il est préférable que vous vous dirigiez vers des logiciels payants. Ces derniers sont capables de gérer de plus grands effectifs.

Une solution mobile pour les utilisateurs en déplacement

De nombreuses entreprises sont confrontées aux dépenses engagées lors des voyages d’affaires. En plus d’être fréquentes, ces dépenses peuvent être très élevées. 

Le logiciel de gestion des notes de frais s’avère être un outil indispensable pour les entreprises qui font face à des dépenses liées aux déplacements. Grâce à eux, les employés pourront directement enregistrer leurs dépenses, qu’ils soient proches de leur lieu de travail ou non.

Une solution paramétrable et personnalisable

Les sociétés ne sont pas toutes confrontées au même type de dépenses. Certains employés voyagent, d’autres sont amenés à se restaurer à l’extérieur, etc. L’un des enjeux majeurs pour l’employeur sera donc d’analyser les dépenses auxquelles il devra faire face pour proposer la politique de remboursement la plus adaptée.

Les logiciels de gestion de notes de frais proposent différentes fonctionnalités et paramètres. Le comptable doit donc sélectionner une application adaptée aux besoins de l’entreprise pour laquelle il travaille.