Le logiciel de notes de frais permet aux entreprises de collecter, de gérer et de suivre les dépenses de leurs employés de manière plus précise et dématérialisée. Il en existe de toutes sortes, qui répondent tous à des besoins différents. Aujourd’hui, nous vous présentons 5 logiciels gratuits et 5 logiciels payants pour vous aider à faire le meilleur choix.
Le top 5 des logiciels de notes de frais avec une version gratuite
Les versions gratuites des logiciels de frais comportent moins d’options et de fonctionnalités que les versions payantes. Néanmoins, elles disposent de tout le nécessaire pour les plus petites structures et les travailleurs indépendants.
| Zoho Expense |
|---|
| Ce premier outil automatise les processus de gestion des dépenses professionnelles, voyages d’affaires et notes de frais. Zoho Expense propose une version gratuite complète et pensée pour les autoentrepreneurs et les structures composées de 3 personnes maximum. Pour les plus grandes entreprises, les formules Standard et Premium offrent un plus de fonctionnalités et comprennent une période d’essai de 14 jours. |
| Timesheets |
|---|
| Timesheets permet aux TPE, PME et professions RH de calculer les heures de travail de leurs employés, de suivre les projets en cours et de générer des rapports pour la facturation, la paie et la gestion des notes de frais. Ce deuxième logiciel dispose d’une version gratuite, mais ses fonctionnalités sont limitées aux tâches les plus basiques. |
| Klippa |
|---|
| Klippa accompagne les entreprises dans la gestion de leurs dépenses, la facturation et les notes de frais. Ce logiciel propose un système de vérification virtuel et il s’intègre aisément aux logiciels de comptabilité pour minimiser les erreurs et gagner du temps au quotidien. Klippa existe en deux versions : Klippa Basic, qui est entièrement gratuite, ainsi que Klippa Pro, qui donne accès à un plus grand nombre de fonctionnalités à partir de 3,99€/mois. |
| Expensify |
|---|
| Expensify est un outil de gestion de notes de frais pour les entreprises de toutes tailles, les travailleurs indépendants ainsi que pour les particuliers qui souhaitent gérer leurs finances avec précision et efficacité. Ce logiciel gratuit offre les fonctionnalités nécessaires à la gestion des notes de frais et s’adapte facilement aux besoins de tous. |
| Keepek |
|---|
| Keepek est un outil de gestion de notes de frais idéal pour les voyageurs d’affaires grâce à une mobile app. Mais aussi pour les comptables qui peuvent vérifier l’ensemble des dépenses générées par les salariés. Cette solution gratuite s’adapte aussi aux besoins de tous, et est compatible avec de nombreux ERP. |
Le top 5 des logiciels de notes de frais en version payante
Certains entrepreneurs ont des besoins et des exigences précises, nécessitant un logiciel plus complet. Souvent, les logiciels payants ont une technologie plus poussée et sont donc à privilégier.
| Cleemy |
|---|
| Disponible à l’international, Cleemy est un logiciel open source qui automatise la saisie, le contrôle, le calcul et le traitement des notes de frais pour les entreprises. Développé par Lucca, il a été pensé pour répondre aux besoins de toutes les PME, ETI et les plus grandes structures à partir de 6€ par mois hors taxe. |
| Jenji |
|---|
| Enfin, Jenji est une solution de gestion de notes de frais automatisée pour les entreprises. Il permet notamment la capture automatique de toutes les dépenses grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) et la saisie automatique des données pour créer une note de frais. Ce cinquième logiciel a l’avantage de convenir à tous les types d’entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. |
| Concur |
|---|
| Utilisée par de nombreuses entreprises dans le monde, Concur est une plateforme complète qui permet principalement d’automatiser les notes de frais, calculer les frais kilométriques, mais aussi gérer les réservations de voyages professionnels et les dépenses qu’elles engendrent. Concur est une solution idéale pour les PME et ETI. |
| Spendesk |
|---|
| Contrôler les dépenses des employés, gérer les cartes de paiement et suivre les budgets sont les trois principales fonctionnalités de Spendesk. Ce logiciel offre une expérience utilisateur intuitive et s’intègre facilement aux autres outils de gestion d’entreprise. Les tarifs de ce logiciel varient en fonction des besoins et de l’utilisation qu’en fera la société. |
| N2F |
|---|
| N2F est une solution de gestion des notes de frais qui permet aux employés de saisir facilement leurs dépenses. Si elle est aussi répandue en entreprise (plus de 250 000 utilisateurs), c’est aussi car elle permet aux gestionnaires de suivre et de contrôler les dépenses en temps réel, à partir de 3,90€ par mois hors taxes. |
Comment choisir votre logiciel de gestion des notes de frais ?
Que vous optiez pour une solution gratuite ou payante, ce qui compte, c’est surtout l’utilisation que vous allez en faire et les besoins de votre entreprise. Voici les critères à évaluer en amont afin de choisir une solution adaptée à votre structure.
Le critère de l’écosystème
Avant toute chose, il est primordial que le logiciel que vous allez télécharger s’intègre facilement à vos autres outils déjà en place. Cela concerne principalement les logiciels de paie et de comptabilité avec lesquels l’application de notes de frais doit être compatible pour une gestion efficace, cohérente et sans erreurs des finances de l’entreprise.
Le critère de la mobilité
La mobilité est un critère important, car elle permet aux utilisateurs de saisir et de gérer leurs notes de frais n’importe où et à tout moment, tout en assurant une synchronisation et une sécurité des données en temps réel. C’est particulièrement utile pour les travailleurs en déplacement ou en télétravail.
De plus, assurez-vous que le logiciel se renouvelle régulièrement. Les développements assurent une évolution régulière et une adaptation aux nouveaux besoins en termes de mobilité et de fonctionnalités.
Le critère des fonctionnalités associées
Le logiciel de gestion de notes de frais doit pouvoir faciliter la tâche des gestionnaires de l’entreprise, mais aussi celle des salariés. Disposer d’une plateforme qui propose des solutions supplémentaires, telles que des cartes de paiement ou une application mobile est essentiel pour être accessible à tous et optimiser la gestion des dépenses.
Le critère de l’expérience
Avant de choisir votre application pour les notes de frais, assurez-vous que son interface soit facile d’utilisation et ergonomique. Il doit pouvoir être simple à prendre en main pour offrir une expérience utilisateur complète et pratique pour l’ensemble de vos équipes.
Le critère du budget
Le budget dédié aux logiciels de traitement des dépenses doit être adapté à l’utilisation qu’en fera l’entreprise. En effet, un autoentrepreneur n’aura pas forcément les mêmes besoins qu’une PME, par exemple. Fixez votre budget en fonction du temps que vous passez aujourd’hui à traiter les notes de frais et les fonctionnalités dont vous avez besoin.
